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更新日：2024年10月25日 | Sayoko
ビジネスで英語を使う時、電話で話すことは特に緊張するものです。
でも、大丈夫です。この記事では、電話での英語対応をスムーズにするためのポイントを紹介します。基本的なフレーズから始めて、徐々に自信をつけましょう。
電話をかける時の自己紹介、相手の名前を尋ねる方法、伝言をお願いする際の丁寧な表現まで、役立つフレーズを豊富に取り揃えています。英語の電話がもう怖くない、そんな自信を手に入れるための第一歩を踏み出しましょう。
また、電話を切る時には、次のアクションを述べた後に感謝の言葉を伝えることで、スムーズに会話を終えることができます。これらのフレーズを使いこなすことで、ビジネスシーンでの英語コミュニケーションがよりスムーズに、そして自信を持って行えるようになります。
英語が苦手だと感じる方も、基本的なフレーズから始めて、少しずつ実践の中で慣れていくことが大切です。日々の業務の中で英語を使う機会を積極的に作り、実際に使ってみることが上達への近道です。電話での英語対応は、はじめは不安かもしれませんが、事前にフレーズを準備しておくことで、その不安を少しでも和らげることができます。ビジネスシーンで求められる英語のスキルを身につけることは、自分自身の成長にもつながり、より多くのチャンスを掴むためにも必要不可欠です。
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| 詳細 |
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ビジネス英語を電話で使う必要がある方へ。緊張して失敗しないようにするためには？
英語での電話は、言いたいことがうまく伝えられない、相手の言っていることが完全には理解できないといった不安から緊張することが多いです。この記事では、そのような緊張を和らげ、自信を持って電話応対ができるようになるための具体的な方法を紹介します。
英語での電話応対、緊張するのはなぜ？
英語での電話応対が緊張する理由は、色々あります。相手の話す速さが早いと、ついていくのが大変です。さらに、世界中にはいろんな英語の訛りがあって、それに慣れていないと理解するのが難しいです。
電話では、相手の顔が見えないので、表情やジェスチャーからヒントを得られません。自分が話したことがちゃんと伝わったかも心配ですし、困った時にどう対応すればいいのかわからなくなることもあります。
また、周りに同僚がいると、失敗したら恥ずかしいと感じることがあります。でも、これらの理由は、日本語で電話をする時に新しい人も感じることで、慣れれば誰でも上手くできるようになります。
- 相手の表情やジェスチャーが見えないため、反応を読み取りにくい
- 自分の話した内容が相手にしっかり伝わっているか不安になる
- 様々な英語の訛りに慣れていないと、理解するのが難しい
- 困った状況で何と言って対処すればいいのかわからない
- 相手が早口で話すと、内容を追いきれないことがある
- 周りの同僚が聞いている中で失敗するのが怖い
緊張することへの対策方法は？
英語での電話応対を上達させるには、実践が一番です。ビジネス特化型のオンライン英会話を使ってみましょう。講師はビジネス経験者が良いです、実際に役立つフレーズや対処法を教えてくれます。忙しいのであれば、オンライン受講がおすすめですね。
オンラインなので、家から気軽に練習できます。時間や場所を選ばず学べるので、忙しい方にもぴったりです。
- 実践的なレッスン：電話応対に特化した内容
- 経験豊富な講師：ビジネス経験者が対応
- マンツーマンレッスン：個別指導で安心
- 自宅で気軽に学習：場所を選ばずに練習可能
- 無料体験あり：始めやすい
オンライン英会話で勉強するのが難しい場合は、いかに気をつけて日々の対応をしてみるのはどうでしょうか？
- 事前準備：電話をかける前に、話す内容のポイントをメモしておくことが大切です。これにより、何を言うべきかを明確にし、スムーズな会話の流れを作ることができます。
- フレーズの練習：よく使う表現やフレーズを事前に練習しておくことで、自然に言葉が出てくるようになります。たとえば、「Could you please repeat that?」や「Could you spell that for me?」などのフレーズは、電話でのコミュニケーションをスムーズにするのに役立ちます。
- リスニング力の向上：相手の言っていることを正確に理解するためには、リスニング力の向上が必須です。ポッドキャストや英語のニュースを聞く習慣をつけることで、様々なアクセントや話し方に慣れることができます。
英語は、インプットするだけでは身につくことは難しいです。覚えたことを恥ずかしいと感じならがも使っていくことが大切です。
対応に困るケース：英語での電話のフレーズとパターン
ビジネスシーンで英語を使った電話対応は、多くの人にとって大きな挑戦です。特に、聞き取りにくい場合や電話が途中で切れてしまった場合、長引いた電話を打ち切る場合など、様々な困った状況が想定されます。
zこのような時に役立つフレーズや対処パターンを知っておくと、緊張せずにスムーズに対応できるようになります。本記事では、英語での電話対応で困ったときに使える、具体的なフレーズと対応パターンを紹介します。
言葉が聞き取りにくいとき
英語での電話対応が難しい時に役立つフレーズです。聞き取りにくい場合に使える英語のフレーズも併せて覚えましょう。
- “Can you say that again?”（もう一度言ってもらえますか？）
- “Can you talk slower?”（もっとゆっくり話して？）
- “Can you speak up?”（声、大きくして？）
- “Bad connection.”（電波悪いんだ。）
- “Can’t hear you well.”（よく聞こえないんだ。）
聞き取りにくいときは、「Could you please speak more slowly?」と頼みましょう。相手にゆっくり話してもらうことで、理解しやすくなります。
通話が途中で切れたとき
電話が途中で切れてしまったときに使える英語のフレーズを紹介します。これらを覚えておけば、もし電話が切れてしまっても、すぐに状況を説明し、会話を再開できます。
- “I hung up by mistake.”（間違えて切れてしまいました。）
- “We got cut off.”（切れてしまいました）
接続が悪いときなどは、「We seem to have been disconnected. Where were we?」と言うことで、会話を再開しましょう。これは相手にも丁寧で、会話の続きをスムーズに進めることができます。
会話を終わらせたいとき
長い電話を終わらせるときに使える英語の言い方です。これらを覚えておくと、忙しいときでも丁寧に電話を終わらせることができます。
- “I have to get going now.”（そろそろ失礼します。）
- “I have to leave the office soon.”（もうすぐオフィスを出ないといけません。）
- “I’d better let you go.”（お引きとめしてはいけませんね。）
- “I need to get back to work.”（仕事に戻らないといけません。）
「I’m afraid I have to go now. Can we continue this later?」と伝えれば、礼儀正しく会話を終了できます。必要であれば、後で再度連絡することを提案しましょう。
誤って電話を受けた、またはかけたとき
間違い電話を受けた時に使える英語のフレーズです。これらを覚えておくと、間違いがあったときもすぐに対応できます。
- “You’ve reached the wrong number.”（番号をお間違えのようです。）
- “No one named Ichiro Tanaka here.”（Tanaka Ichiroという方はこちらにはおりません。）
- “What number are you calling?”（どの番号におかけですか？）
受けた場合は、「I’m sorry, you have the wrong number.」と、かけた場合は、「I’m sorry, I must have dialed the wrong number.」と謝罪しましょう。
内線を間違えたとき
間違い電話をかけてしまった時に使える簡単な英語の言い方です。この一言を覚えておくと、もし間違えてしまってもすぐに謝ることができます。
- “I’m sorry. Wrong number.”（申し訳ありません。間違えました。）
- “My apologies, I dialed the wrong number.”（ごめんなさい、番号を間違えてかけてしまいました。）
- “Oops, I’ve made a mistake with the number.”（おっと、番号を間違えてしまったみたいです。）
- “Looks like I’ve called the wrong number, sorry.”（どうやら間違い電話をしてしまったようです、すみません。）
可能であれば、転送してもらうことも可能です。「I’m sorry, I was trying to reach someone else. Could you please transfer me?」と頼みましょう。これは相手にも理解しやすく、適切な対応を促します。
相手の担当者がもういない場合
内線電話を間違えて取ってしまった時に使える英語の言い方です。このような時に役立つ表現を覚えておくと、間違いをすぐに正すことができます。
- “I grabbed the wrong line by mistake.”（間違って違う線を取ってしまいました。）
- “Seems I’ve picked up the wrong extension.”（間違った内線を取ってしまったようです。）
- “Sorry, I answered the wrong extension.”（ごめんなさい、誤って間違った内線に出てしまいました。）
- “My mistake, I connected to the wrong line.”（私のミスです、誤って違う回線に繋がってしまいました。）
「I was not aware that [Name] had left. Could you please connect me to someone who can help?」と尋ねることで、適切な担当者につながります。
名前や会社名を確認したいとき
名前や会社名のスペルを確認するときに使える英語の言い方を紹介します。これらを使うと、相手の名前や会社名の正確なスペルを聞くことができます。
- “Can you spell your name for me?”（お名前をスペルで教えてもらえますか？）
- “How do you spell that?”（それはどう綴りますか？）
- “Could you please spell that out for me?”（それをスペルで教えてもらえますか？）
- “Would you mind spelling that?”（スペルを教えていただけますか？）
- “I want to make sure I have this right, could you spell it for me?”（正しく書きたいので、スペルを教えていただけますか？）
スペルがかけることは、聞き取りとはまた別のスキルでもあるので、よければメールなどでスペルをもらう方が間違いが起こりにくくなります。日本語でも、ひらがなで名前をメモすることがありますね。それと同じです。
間違えても良いです。初心者ならば間違いは当たり前です。
通話を保留、または転送したいとき
電話を保留にしたり、他の人に転送するときに使える英語のフレーズを紹介します。これらを使うと、電話対応がスムーズになります。
- “Can you wait a moment? I’m getting another call.”（少しお待ちいただけますか？他の電話がかかってきています。）
- “I’ll connect you to Mr. Tanaka in HR. Please hold.”（人事部の田中にお繋ぎします。少々お待ちください。）
- “Just a moment, I’ll see if they’re available.”（ちょっと待ってくださいね、対応可能か確認します。）
- “Please hold, I’m transferring your call now.”（お待ちください、今お電話を転送します。）
「Could you hold for a moment, please?」や「I’m going to transfer you to [Department/Person]. One moment, please.」と伝えれば、スムーズに対応できます。「transfer」という言葉を覚えておくと伝わる英語になります。
話の内容を理解できているか不安なとき
話し合った内容について確信が持てないときは、後でメールを送ることで確認できます。これは、会話の内容を明確にする良い方法です。
- “I’ll email you later to confirm our discussion.”（いま話した内容を確認するため、後でメールを送ります。）
- “To ensure we’re on the same page, I’ll summarize this conversation in an email.”（私たちの理解が一致していることを確認するため、この会話の要点をメールでまとめます。）
- “I’ll follow up with an email to clarify what we’ve discussed.”（話し合った内容を明らかにするために、フォローアップのメールを送ります。）
- “Let me send a recap email to confirm our discussion points.”（話し合ったポイントを確認するため、要約したメールを送らせてください。）
「Just to confirm, you said [repeat the information]?」と確認することで、双方の理解を確かめることができます。
相手が一方的に話をしてくる場合、理解が追いつかない場合は、少しストップしてゆっくりと話してもらうようにすることも大切です。
英語を話せる人に代わってもらう場合
英語を話せる人に電話をつなぐ時に使えるフレーズです。これらを覚えておくと、英語での対応が必要な時に役立ちます。
- “Please wait, I’ll find someone who speaks English.”（お待ちください、英語が話せる人を探します。）
- “One moment, I’m connecting you to an English speaker.”（少々お待ちください、英語を話せる方にお繋ぎします。）
- “Hold on, I’ll get an English-speaking colleague for you.”（少々お待ちください、英語を話せる同僚をお呼びします。）
- “I’ll transfer your call to our English-speaking staff.”（お電話を英語を話せるスタッフに転送します。）
- “Let me find someone fluent in English to assist you.”（英語が堪能な人を探して、ご対応させていただきます。）
「Could you please speak to my colleague who is fluent in English?」と頼むことで、効果的なコミュニケーションが可能になります。
自分で対応できない場合は、ビジネス上では問題なる可能性があるので他の人に聞いてみるのもよいかもしれません。その場合は、その方の対応をじっくりと観察してみましょう。新しいヒントが得られるかもしれません。
電話を受ける時のビジネス英語
ビジネスシーンでの英語電話対応は、相手とのスムーズなコミュニケーションを築く第一歩です。この記事では、電話を受ける際に遭遇する様々なシチュエーションと、それに対応するための英語フレーズを紹介します。
これらのフレーズを身につけることで、電話対応における不安を和らげ、ビジネス英語のスキル向上につながります。
電話を受けたとき
電話を受けるときは、まず自分の名前と会社名を伝えて、相手の用件を尋ねます。これは、相手に安心感を与え、スムーズな会話の始まりを作る大切なステップです。
- “Thank you for calling [会社名]. This is [あなたの名前] speaking.”（お電話ありがとうございます。[会社名]の[あなたの名前]です。）
- “How may I assist you today?”（本日はどのようなご用件でしょうか？）
- “Thank you for calling. How can I assist you today?”（お電話ありがとうございます。今日はどのようにお手伝いできますか？）
- “Good morning/afternoon. What can I do for you?”（おはようございます／こんにちは。何かお手伝いできることはありますか？）
- “You’re speaking with the reception. How may I direct your call?”（受付です。どのようにお繋ぎしましょうか？）
「Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. How can I help you?」と自己紹介し、相手の用件を聞きましょう。これは電話応対の基本で、相手に安心感を与えます。
いつも話している相手である場合はこのような必要はありません。そもそもカタコトの英語を話す相手に対して、失礼と感じることの方がまれです。
相手の名前や会社名を聞くとき
電話で相手の名前や会社名を確認する時に使えるフレーズをまとめました。これらを使って、誰からの電話かをはっきりさせることができます。
- “May I have your name, please?”（お名前を伺えますか？）
- “I’m sorry, could I have your name again?”（申し訳ありませんが、もう一度お名前を伺えますか？）
- “Could you tell me the name of your company (again)?”（（もう一度）御社名を教えていただけますか？）
- “Would you mind spelling your name, please?”（お名前のつづりを教えていただけますか？）
- “This is Tanaka speaking.” / “That’ll be me.”（田中は私です。）
「May I have your name and the company you are calling from, please?」と尋ねることで、誰がどの会社からかけてきたのかを明確にします。これは後の対応をスムーズにするために重要です。
この辺りは日本の企業と同じ対応が必要になります。相手が誰なのか？わからないとその先の対応は難しくなるからです。
相手を少し待たせるとき
相手に少し待ってもらう時に使える英語のフレーズを紹介します。これらを使うことで、担当者を探したり、必要な情報を確認したりする間、相手に丁寧に待ってもらうことができます。
- “Hold on a second, please.”（少々お待ちください。）
- “Could you please wait for a short while?”（少々お待ちいただけますか？）
- “One moment, if you don’t mind.”（少々お待ちください。）
- “Let me connect you now.”（今電話をおつなぎします。）
- “Could I ask you to stay on the line while I check that?”（確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか？）
- “Appreciate your patience.”（お待たせいたしました。）
「Could you hold for a moment, please?」と言って、相手に少しだけ待ってもらいましょう。これは相手を尊重する表現です。
通常待たせるのが当たり前の文化の地域の人もいます。待たせてしまうのは失礼と感じる人が多いのが日本人ですが、そこまで神経質になることもないかもしれません。
担当者が席を外している、または忙しいとき
担当者が不在または忙しい時に使える英語のフレーズを紹介します。これらを覚えておくと、相手に状況を丁寧に説明できます。
- “He/She is not able to come to the phone at this time.”（今、電話に出ることができません。）
- “Currently, He/She is engaged in another call.”（現在、他の通話中です。）
- “He/She is out for now.”（今、外出しています。）
「I’m sorry, but [Name] is not available at the moment. Can I take a message?」と伝えることで、相手の要件をメモして後で担当者に伝えられます。
その時の相手の名前もメモしておくと良いでしょう。
担当者が不在で対応するとき
担当者が電話に出られない時の対応方法を紹介します。これらを使うことで、相手に適切に対応していることを伝えることができます。
- “Can I take a message for you?”（伝言をお預かりしましょうか？）
- “I’ll make sure they receive a note that you’ve called.”（お電話いただいたことを伝えておきます。）
- “Would you like a return call?”（折り返しのお電話をご希望ですか？）
「Would you like to leave a message or would you prefer to call back later?」と提案することで、相手に選択肢を与え、対応をスムーズにします。
相手の話が聞き取れないとき
電話で相手の言っていることが聞き取れない時に使える英語のフレーズです。これらを覚えておくと、話を正しく理解するために役立ちます。
- “Could you say that once more, please?”（もう一度お願いできますか？）
- “Sorry, it’s a bit hard to hear you. Could you speak louder?”（すみません、聞き取りにくいです。声を大きくしてもらえますか？）
- “Give me a second to note that down.”（それをメモするために少し時間をください。）
「I’m sorry, I didn’t catch that. Could you repeat, please?」と言って、もう一度繰り返してもらいましょう。これはよくある状況で、恥ずかしがる必要はありません。
どうしても聞き取れない場合は、メールやチャットで流してもらうことも考えましょう。
通話を終えるとき
電話を終わる時に使える丁寧なフレーズをまとめました。これらを覚えておけば、電話応対がよりスムーズになります。
- “Can I assist you with anything else?”（他にお手伝いできることはありますか？）
- “I hope this has been helpful to you.”（これがお役に立っていれば幸いです。）
- “I regret not being able to assist more.”（もっとお役に立てなくて申し訳ないです。）
- “Thanks for reaching out.”（お問い合わせいただきありがとうございます。）
「Thank you for calling. Have a great day!」と礼儀正しく電話を終えましょう。これで相手に好印象を与えることができます。
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どうしてもコミュニケーションが難しい時に
電話をかける時のビジネス英語
ビジネス英語で電話をかける際には、相手に敬意を表しながらも、目的を明確に伝えることが重要です。
このセクションでは、相手が電話を取った瞬間から、担当者につないでもらう方法、電話の目的を伝える方法、担当者が不在の時の対応、そして電話を切る時のフレーズまで、ビジネスシーンで頻繁に使われる英語フレーズを紹介します。
これらのフレーズを使いこなすことで、ビジネスでの電話がスムーズに、そして自信を持って行えるようになります。
相手が電話に出たとき
電話をかける時、自分の名前と会社名を最初に伝えることが大切です。これにより、電話の受け手に誰が電話をかけているのかを明確に伝えることができます。
- “Hello, this is Ichiro Tanaka of Great Corporation.”（もしもし、Great社の田中一郎です。）
- “My name is Ichiro Tanaka, calling from Great Corporation.”（田中一郎と申します。Great社からお電話しています。）
「Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. May I speak to [Person’s Name], please?」と自己紹介し、話したい相手を明確にすることが礼儀です。
特定の担当者につないでもらうとき
電話で特定の担当者につないでもらう時に使える英語のフレーズです。これらを使うことで、目的の相手にスムーズに繋いでもらうことができます。
- “Is Mr. Steve Williams there?”（スティーブ・ウィリアムさんはいらっしゃいますか？）
- “I would like to speak to Mr. Williams please.”（ウィリアムさんとお話したいのですが。）
- “Could I speak to a sales representative?”（営業担当者とお話させていただきたいのです。）
- “Could you connect me with Mr. Williams, please?”（ウィリアムさんにつないでいただけますか？）
- “May I speak with someone from the sales department?”（営業部の誰かと話せますか？）
「Could you please connect me to [Department/Person’s Name]?」と頼むことで、必要な部署や人物にスムーズにつながります。一番簡単な言い回しが伝わりますので、丁寧な言葉を心がけるのも大切ですが、伝わるように構成を考える方が良いです。
電話の目的を伝えるとき
電話で製品について問い合わせる際に使える英語のフレーズです。これらを使って、電話の目的を明確に伝えることができます。
- “I’m calling to inquire about your products.”（御社の製品についてお聞きしたくお電話しました。）
- “I’d like to inquire about your products.”（御社の製品についてお聞きしたいです。）
- “I’m reaching out to learn more about your products.”（御社の製品についてもっと知りたくて連絡しました。）
- “I’m interested in obtaining information about your products.”（御社の製品に関する情報を得たいと思っています。）
- “I’d like some details on your product offerings.”（御社の製品について詳細を教えていただきたいです。）
「I’m calling regarding [Subject/Reason].」と電話の目的をはっきり伝えることで、会話が具体的に進むようにします。
相手が忙しい場合、要件を最初にしっかりと伝えないと取り合ってくれないことがありますので、注意しましょう。
担当者が不在のとき
担当者が不在の時に使える英語のフレーズを紹介します。これらを使うことで、伝言を残したり、後で再度連絡を取ることができます。
- “Can you take a message for me, please?”（伝言をお願いできますか？）
- “Is it possible to leave a message?”（伝言を残してもよろしいですか？）
- “Could you please inform him/her that I called?”（私が電話したことを伝えていただけますか？）
- “I’d like to provide my contact information.”（連絡先をお伝えします。）
- “When can I expect him/her to return?”（いつごろ戻られる予定ですか？）
- “I will try calling again later.”（後ほど再度お電話します。）
- “I plan to reach out to him/her again later today/this afternoon/this week.”（今日の後半/午後/今週中にもう一度連絡を取ろうと思います。）
「When would be a convenient time to call back?」と尋ねれば、再度連絡する適切な時間を知ることができます。再度電話をする、あるいはメールなりで伝えることを伝えるとコミュニケーションが円滑になります。
電話を終わるとき
電話を終わる際に、次のアクションを伝えた後で感謝の言葉を述べる方法です。これにより、会話を自然に締めくくることができます。
- “では今日中に書類をお送りしますね。”（OK, I’ll send you the files by the end of the day.）
- “ではまた来週の月曜日ですね。”（OK, so I guess I’ll see you next Monday.）
- “お時間をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。”（Thank you for your time. Goodbye.）
- “色々とありがとうございました。それでは、失礼いたします。”（Thank you for your help. Goodbye.）
- “お話できてよかったです。ありがとうございました。”（It was nice talking to you. Thank you. Goodbye.）
「Thank you for your time. I look forward to speaking with you again. Goodbye.」と礼儀正しく会話を終了させましょう。これで相手に良い印象を残すことができます。
電話での印象を良くするために、最後は丁寧な言葉で終わらすのが良いです。相手の時間を奪ってしまっている可能性があるので、また取り合ってもらうために、行いましょう。
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34% オフまとめ：ビジネス英語を電話で使う必要がある方へ。緊張して失敗しないようにするためには？
「伝えたい」という気持ちをしっかりと持ち、長い文章を間違えずに言えるようになることよりも、短い文章で的確に伝わるようにすることのほうが電話では大切です。
ビジネスの場で英語を使うことは、世界とつながる大切なスキルです。特に電話でのやり取りは、直接顔を見て話すわけではないため、より正確な表現や丁寧な対応が求められます。電話をかける時には、まず自分の名前と会社名をはっきりと名乗り、電話の目的を明確に伝えることが大切です。相手の名前や会社名を確認する時、聞き取りにくい場合の対処法、さらには担当者が不在の時の伝言のお願いの仕方など、基本的なフレーズを身につけることが重要です。
また、電話を切る時には、次のアクションを述べた後に感謝の言葉を伝えることで、スムーズに会話を終えることができます。これらのフレーズを使いこなすことで、ビジネスシーンでの英語コミュニケーションがよりスムーズに、そして自信を持って行えるようになります。
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